Conceito:


Quando estamos trabalhando na geração de leads para alimentar o processo de vendas, é comum termos planilhas com várias informações de contatos.


Cadastrar manualmente informações de pessoas e organizações quando se tem um grande volume pode ser uma atividade onerosa para a equipe. Por isso, nessas situações recomendamos utilizar nosso importador de contatos.


As oportunidades de vendas também podem ser cadastradas por meio da importação, no entanto, é recomendado que esta ação seja feita na implantação da ferramenta apenas. Afinal, oportunidades de vendas devem ser acompanhadas pelo sistema para garantir a gestão do processo de vendas.


Como importar contatos?


1 - A funcionalidade de importação de dados fica localizada em Configurações -> Importar Dados.




Para ter acesso ao importador de dados, seu usuário precisa ter a permissão configurada pelo administrador. 






2 - Selecione o tipo de importação Pessoas/Organizações ou Oportunidades. Ambas possuem o mesmo processo, a única diferença são as informações que serão importadas.


Os campos fixos, ou seja, que já existem no sistema e que podem ser importados são:


Nome do campoTipo de importaçãoDetalhe sobre o campoPreenchimento padrão
Nome da pessoaPessoas/Organizações e OportunidadesCampo obrigatório
Cargo (pessoa)Pessoas/Organizações

E-mail (pessoa)Pessoas/OrganizaçõesNa versão atual do sistema, aceita-se apenas 1 e-mail por contato
Telefone (pessoa)Pessoas/OrganizaçõesNa versão atual do sistema, aceita-se apenas 1 e-mail por contato
Situação (pessoa)Pessoas/OrganizaçõesA situação preenchida deve coincidir com uma situação existente no formulário de pessoasFrio
Nome da organizaçãoPessoas/Organizações e Oportunidades
Campo obrigatório

Endereço (organização)Pessoas/Organizações

Observação (organização)Pessoas/Organizações

Situação (organização)Pessoas/OrganizaçõesA situação preenchida deve coincidir com uma situação existente no formulário de pessoasFrio
Título da oportunidadeOportunidadesCampo obrigatório
Data de fechamentoOportunidadesDeverá ser uma célula do tipo data (configurar no Excel, Planilhas Google, Libre Office Calc, ou qualquer editor de planilhas a sua escolha)Data do momento da importação
Valor da oportunidadeOportunidadesDeverá ser um campo contendo apenas números ou campo dinheiro do seu editor de planilhasR$ 0,00 (na planilha: 0)
MoedaOportunidadesA moeda preenchida deve coincidir com um tipo de moeda existente no formulário de oportunidadesBRL - Brazilian Real
Funil de vendasOportunidadesCampo obrigatório. O nome do funil preenchido deve coincidir com um funil existente no sistema do usuárioPrimeiro funil do sistema
Etapa do funilOportunidadesCampo obrigatório. A etapa do funil preenchida deve coincidir com o nome de uma etapa do funil preenchido no campo Funil de vendasPrimeira etapa do primeiro funil do sistema
ProprietárioPessoas/Organizações e Oportunidades
O proprietário selecionado deve coincidir com o nome de um usuário existente no sistemaUsuário que está realizando a importação
Quem visualizaPessoas/Organizações e OportunidadesDeverá ser preenchido com "Toda empresa" ou "Proprietário"Toda empresa


Os campos obrigatórios de cada tipo devem ser preenchidos na planilha de importação. Por outro lado, os campos que não são obrigatórios na importação mas que precisam ser preenchidos no sistema serão preenchidos com informações padrões do sistema indicados pela tabela acima caso não sejam informados.


Na atual versão do sistema é possível importar os campos personalizados criados pelo usuário e, apesar de configurá-los como obrigatórios, o processo de importação não cobrará essa informação durante a importação.


Os campos personalizados possuirão validações antes da importação ser efetuada e para que haja êxito em sua importação desses campos, é importante seguir as seguintes regras:



Campo personalizado
Regra
Preenchimento padrão
Texto
Campo texto comum, aceitando qualquer caractere*
(Vazio)
Caixa de textoCampo texto comum, aceitando qualquer caractere*(Vazio)
Opção únicaTodo texto contido na célula será a opção escolhida. É importante que esse texto seja uma opção criada no seu campo(Vazio)
Opções múltiplasTodo texto contido na célula será a opção escolhida. É importante que esse texto seja uma opção criada no seu campo. É possível escolher mais de uma opção separando-as com um ";"
(Vazio)
DataÉ importante que a data seja do tipo DD/MM/AAAA para que seja reconhecida pelo sistema01/01/1970
CNPJPoderá ser escrito formatado (aceitando ".", "/", "-") ou não
(Vazio)
CPFPoderá ser escrito formatado (aceitando ".", "/", "-") ou não
(Vazio)
Dinheiro
O dinheiro deverá vir formatado, exemplo: "R$ 400,00" ou "400,00"
(Vazio)
NúmeroApenas números serão aceitos(Vazio)


*Ao importar planilhas do tipo .CSV, substitua as informações que possuem vírgulas por ";", pois vírgulas dividem as células nesse tipo de arquivo.


3 - Selecione a planilha com os dados a serem importados.



Para isso, você pode clicar no botão "Escolher Arquivo" ou apenas arrastar um arquivo de formato .CSV ou .XLS até a região do botão e soltá-lo.


Algumas regras devem ser respeitadas para fazer o upload do arquivo. Veja abaixo:


  • O arquivo deve ser no formato .CSV ou .XLS
  • O arquivo deve conter no máximo 1000 linhas. Ou seja, arquivos com mais de 1000 linhas devem ser segmentados antes da importação.
  • Os campos fixos obrigatórios do tipo da importação selecionada devem estar preenchidos na planilha. São eles:
    • Em Pessoas/Organizações: Nome da pessoa ou nome da organização
    • Em Oportunidades: Nome da pessoa, título da oportunidade, nome do funil, etapa do funil
  • Os campos dinâmicos obrigatórios não serão cobrados na importação, no entanto serão cobrados pelo formulário de cadastro ao editar a informação.
  • Verifique se os campos informados na planilha existem no Sistema. Caso contrário, não será possível importar a informação.



4 - Mapeie as informações da planilha com as informações disponíveis no sistema.




No campo "Coluna Salestime" o usuário deve informar o campo do sistema que está relacionado com o campo da planilha descrito na "Coluna do arquivo".


Depois de realizar o mapeamento, clique no botão Começar. A importação acontecerá em background. Ou seja, o usuário pode continuar navegando pelo sistema enquanto os dados são importados.


Assim que o processo for finalizado em nosso background, uma mensagem irá aparecer na tela para o usuário com relatório do que aconteceu.



No caso de erros, um e-mail será enviado com mais detalhes para o usuário.



Como criar o arquivo de importação?


O arquivo utilizado na importação não precisa seguir nenhum template. No entanto, os campos informados no arquivo devem existir no sistema para que o usuário possa realizar o mapeamento.



Nota Arquivo de importação de oportunidades:

 - A coluna de "Data de Fechamento" deve estar com o formato Data do Excel.


Como o sistema valida os erros?


Ao realizar uma importação no sistema algumas verificações são feitas para que as informações contidas na planilha de importação sejam consistentes com as informações do sistema. Campos que no sistema são campos de seleção e que estão disponíveis para importação passarão por uma verificação para evitar erros nos dados importados.


Caso o sistema encontre alguma inconsistência como:


    - No campo "Situação (Organização)" foi informado uma situação "Contato fuutro" ao invés de "Contato futuro";

    - No campo "Proprietário" foi informado um usuário "Fulano" que não existe no sistema;


O sistema enviará um e-mail para o usuário que realizou a importação contendo uma coluna extra mostrando os erros. Entretanto, é importante entender que o sistema apenas mostrará para o usuário os campos que fixos do sistema na planilha de erros. Então, os campos personalizados do usuário não serão validados e, caso o sistema encontre erros nesses campos, suas informações serão substituídas por informações padrões.