Conceito:
Assista o vídeo para entender como funciona o recurso de importação de contatos e oportunidades.
Faça o download das planilhas modelos e faça as adaptações de acordo com sua necessidade.
Regras:
- Para ter acesso ao importador de dados, seu usuário precisa ter a permissão configurada pelo administrador.
- O arquivo deve ser no formato .CSV ou .XLS
- O arquivo deve conter no máximo 1000 linhas. Ou seja, arquivos com mais de 1000 linhas devem ser segmentados antes da importação.
- Os campos fixos obrigatórios do tipo da importação selecionada devem estar preenchidos na planilha. São eles:
- Em Pessoas/Organizações: Nome da pessoa ou nome da organização
- Em Oportunidades: Nome da pessoa, título da oportunidade, nome do funil, etapa do funil
- Os campos dinâmicos obrigatórios não serão cobrados na importação, no entanto serão cobrados pelo formulário de cadastro ao editar a informação.
- Verifique se os campos informados na planilha existem no Sistema. Caso contrário, não será possível importar a informação.
Tabela de campos
| Nome do campo | Tipo de importação | Detalhe sobre o campo | Preenchimento padrão |
| Nome da pessoa | Pessoas/Organizações e Oportunidades | Campo obrigatório | |
| Cargo (pessoa) | Pessoas/Organizações | ||
| E-mail (pessoa) | Pessoas/Organizações | Na versão atual do sistema, aceita-se apenas 1 e-mail por contato | |
| Telefone (pessoa) | Pessoas/Organizações | Na versão atual do sistema, aceita-se apenas 1 Telefone por contato | |
| Situação (pessoa) | Pessoas/Organizações | A situação preenchida deve coincidir com uma situação existente no formulário de pessoas | Frio |
| LinkedIn (Pessoas) | Pessoas/Organizações | URL do perfil da pessoa no LinkedIn | |
| Pais (Pessoas) | Pessoas/Organizações | Lista de Países. | |
| Estado (Pessoas) | Pessoas/Organizações | Lista de estados de acordo com o país selecionado | |
| Cidade (Pessoas) | Pessoas/Organizações | Lista de cidades de acordo com a cidade selecionada | |
| Nome da organização | Pessoas/Organizações e Oportunidades | Campo obrigatório | |
| Setor (Organização) | Pessoas/Organizações e Oportunidades | O setor preenchido deve coincidir com um setor já cadastrado no sistema, caso contrário será criado um novo. | |
| Quantidade de funcionários (Organização) | Pessoas/Organizações e Oportunidades | Opções: 0-1 5.001-10.000 | |
| Site (Organização) | Pessoas/Organizações e Oportunidades | URL do site da empresa | |
| Tipo de empresa (Organização) | Pessoas/Organizações e Oportunidades | Opções: Autônomo | |
| LinkedIn (Organização) | Pessoas/Organizações e Oportunidades | URL do perfil da empresa no LinkedIn | |
| Pais (Organização) | Pessoas/Organizações | Lista de Países. | |
| Estado (Organização) | Pessoas/Organizações | Lista de estados de acordo com o país selecionado | |
| Cidade (Organização) | Pessoas/Organizações | Lista de cidades de acordo com a cidade selecionada | |
| Endereço (Organização) | Pessoas/Organizações | ||
| Observação (Organização) | Pessoas/Organizações | ||
| Situação (organização) | Pessoas/Organizações | A situação preenchida deve coincidir com uma situação existente no formulário de pessoas | Frio |
| Título da oportunidade | Oportunidades | Campo obrigatório | |
| Data de fechamento | Oportunidades | Deverá ser uma célula do tipo data (configurar no Excel, Planilhas Google, Libre Office Calc, ou qualquer editor de planilhas a sua escolha) | Data do momento da importação |
| Valor da oportunidade | Oportunidades | Deverá ser um campo contendo apenas números ou campo dinheiro do seu editor de planilhas | R$ 0,00 (na planilha: 0) |
| Moeda | Oportunidades | A moeda preenchida deve coincidir com um tipo de moeda existente no formulário de oportunidades | BRL - Brazilian Real |
| Funil de vendas | Oportunidades | Campo obrigatório. O nome do funil preenchido deve coincidir com um funil existente no sistema do usuário | Primeiro funil do sistema |
| Etapa do funil | Oportunidades | Campo obrigatório. A etapa do funil preenchida deve coincidir com o nome de uma etapa do funil preenchido no campo Funil de vendas | Primeira etapa do primeiro funil do sistema |
| Proprietário | Pessoas/Organizações e Oportunidades | O proprietário selecionado deve coincidir com o nome de um usuário existente no sistema | Usuário que está realizando a importação |
| Quem visualiza | Pessoas/Organizações e Oportunidades | Deverá ser preenchido com "Toda empresa" ou "Proprietário" | Toda empresa |
Os campos obrigatórios de cada tipo devem ser preenchidos na planilha de importação. Por outro lado, os campos que não são obrigatórios na importação mas que precisam ser preenchidos no sistema serão preenchidos com informações padrões do sistema indicados pela tabela acima caso não sejam informados.
Na atual versão do sistema é possível importar os campos personalizados criados pelo usuário e, apesar de configurá-los como obrigatórios, o processo de importação não cobrará essa informação durante a importação.
Os campos personalizados possuirão validações antes da importação ser efetuada e para que haja êxito em sua importação desses campos, é importante seguir as seguintes regras:
| Campo personalizado | Regra | Preenchimento padrão |
| Texto | Campo texto comum, aceitando qualquer caractere* | (Vazio) |
| Caixa de texto | Campo texto comum, aceitando qualquer caractere* | (Vazio) |
| Opção única | Todo texto contido na célula será a opção escolhida. É importante que esse texto seja uma opção criada no seu campo | (Vazio) |
| Opções múltiplas | Todo texto contido na célula será a opção escolhida. É importante que esse texto seja uma opção criada no seu campo. É possível escolher mais de uma opção separando-as com um ";" | (Vazio) |
| Data | É importante que a data seja do tipo DD/MM/AAAA para que seja reconhecida pelo sistema | 01/01/1970 |
| CNPJ | Poderá ser escrito formatado (aceitando ".", "/", "-") ou não | (Vazio) |
| CPF | Poderá ser escrito formatado (aceitando ".", "/", "-") ou não | (Vazio) |
| Dinheiro | O dinheiro deverá vir formatado, exemplo: "R$ 400,00" ou "400,00" | (Vazio) |
| Número | Apenas números serão aceitos | (Vazio) |
*Ao importar planilhas do tipo .CSV, substitua as informações que possuem vírgulas por ";", pois vírgulas dividem as células nesse tipo de arquivo.
Como o sistema valida os erros?
Ao realizar uma importação no sistema algumas verificações são feitas para que as informações contidas na planilha de importação sejam consistentes com as informações do sistema. Campos que no sistema são campos de seleção e que estão disponíveis para importação passarão por uma verificação para evitar erros nos dados importados.
Caso o sistema encontre alguma inconsistência como:
- No campo "Situação (Organização)" foi informado uma situação "Contato fuutro" ao invés de "Contato futuro";
- No campo "Proprietário" foi informado um usuário "Fulano" que não existe no sistema;
O sistema enviará um e-mail para o usuário que realizou a importação contendo uma coluna extra mostrando os erros. Entretanto, é importante entender que o sistema apenas mostrará para o usuário os campos que fixos do sistema na planilha de erros. Então, os campos personalizados do usuário não serão validados e, caso o sistema encontre erros nesses campos, suas informações serão substituídas por informações padrões.
Fique atento ao seu e-mail, pois se houver qualquer erro durante a importação, você receberá uma planilha com detalhes do erro.